Focus op de aanvraag
Aiva vangt nieuwe aanvragen, afspraken en terugbelverzoeken op wanneer jouw team bezig is. De juiste informatie komt overzichtelijk in het portaal terecht, zodat medewerkers gericht kunnen opvolgen.
Zakelijke gesprekken, veilig georganiseerd
Bescherm klantvragen, leads en terugbelverzoeken terwijl je team professioneel en efficiënt werkt.
Toegang op maat
Zakelijke contactgegevens, samenvattingen en opvolgacties zijn alleen beschikbaar voor medewerkers die ze nodig hebben. Jij bepaalt per rol wie wat kan bekijken en beheren.
Directe uitleg
Welke gegevens vraagt Aiva uit bij een zakelijke aanvraag?
Alleen informatie die nodig is om de aanvraag te begrijpen, een afspraak te plannen of een terugbelverzoek door te geven. De organisatie bepaalt zelf de vragen en het doel.
Wie kan leads en samenvattingen bekijken?
Alleen geautoriseerde teamleden met de juiste rol. Beperk toegang tot medewerkers die de aanvraag daadwerkelijk behandelen.
Hoe lang blijven terugbelverzoeken bewaard?
Dat bepaal je op basis van het doel van de verwerking, je interne beleid en eventuele wettelijke bewaartermijnen. Stel de retentieperiode vooraf duidelijk in.
Veelgestelde vragen
Kan Aiva verschillende soorten aanvragen herkennen?
Ja, de gespreksflow kan worden ingericht rond de onderwerpen en vervolgstappen die jouw organisatie gebruikt.
Worden zakelijke gesprekken gebruikt voor marketing?
Niet zonder een passende grondslag en duidelijke afspraken. Gegevens worden verwerkt voor het afgesproken doel.
Kan ik medewerkers verschillende rechten geven?
Ja. Werk met rollen die passen bij de functie, bijvoorbeeld ontvangst, sales of management.
Kan een klant om inzage vragen?
Ja. Verzoeken om inzage of correctie lopen via de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke en het afgesproken privacycontact.
Kan ik een gesprekssamenvatting verwijderen?
Ja, wanneer dat juridisch en operationeel mogelijk is. Houd rekening met eventuele bewaarplichten.
Wordt de audio van gesprekken opgeslagen?
Dat hangt af van de gekozen inrichting. Laat audio alleen opslaan wanneer daar een duidelijk doel en passende grondslag voor is.
Kan Aiva afspraken rechtstreeks in mijn agenda zetten?
Dat hangt af van de gekoppelde inrichting en de rechten die je daarvoor hebt geactiveerd.
Hoe bescherm ik gevoelige bedrijfsinformatie?
Vraag alleen noodzakelijke informatie uit, beperk teamtoegang en spreek bewaartermijnen af.
Wat gebeurt er buiten openingstijden?
Aiva kan de aanvraag aannemen en een tekstsamenvatting klaarzetten voor opvolging tijdens de eerstvolgende werkdag.
Hoe weet een klant dat hij met AI spreekt?
Aiva kan zich aan het begin duidelijk voorstellen als virtuele assistent van jouw organisatie.